Yhteystiedot

Osoite

Asiakaspalvelu

Centrumvägen 24 A
155 80 Nykvarn

Puhelin 08 - 555 010 00

Projektipäällikkö

Sari Kyhälä

Puhelin 08-555 011 19

Akuta ärenden när kommunen har stängt
Södertörns larmbord, 08-721 23 13

Henkilötietojen käsittely kunnassa

Nykvarnin kunta käsittelee päivittäin erityyppisiä henkilötietoja voidakseen täyttää velvollisuutensa ja sitoumuksensa.

Kunta käsittelee henkilötietojasi, kun kuntalaisena lähetät sähköpostia kuntaan tai käytät sähköistä palvelua (hakemuksia), tilaat tiedotusaineistoa tai esität mielipiteitä tai kysymyksiä kunnan sähköisen sähköpostikaavakkeen avulla. Tällöin henkilötietosi tallennetaan, niin että voimme käsitellä asian tai saada yhteyttä sinuun voidaksemme vastata sinulle. Se on sallittua, kunhan toimenpiteellä on laillinen perusta ja tietty tarkoitus.

Määräykset siitä, kuinka julkisten viranomaisten ja yritysten tulee käsitellä henkilötietoja, ovat tietosuoja-asetuksessa (GDPR), joka koskee koko EU-aluetta.

Nämä tiedot ovat henkilötietoja

Henkilötiedot ovat tietoja, jotka voidaan yhdistää fyysiseen, elävään henkilöön. Tällaisia tietoja voivat esimerkiksi olla

  • nimi
  • osoite
  • henkilönumero
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • kuvat
  • äänitykset
  • ajoneuvon rekisterinumero
  • terveystiedot
  • IP-osoite

Kuinka tietoja käsitellään?

Tietojen käsittelyyn liittyy yleensä niiden

  • lukeminen
  • kokoaminen
  • luovuttaminen
  • rekisteröinti IT-järjestelmään
  • arkistointi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittely on sallittua vain, jos kunnalla on siihen lakimääräyksiin perustuva syy. Kunnan lainsäädäntöön perustuvia syitä voivat olla viranomaisvallan käyttö, yleinen etu ja oikeudelliset velvoitteet. Konkreettisesti kysymys voi olla seuraavista:

  • Asioiden käsittely
  • Viranomaisvallan käyttö
  • Sosiaalipalveluun, hoitoon ja kuljetuspalveluun liittyvät panostukset
  • Koulutuksen ja lasten päivähoidon järjestäminen
  • Henkilöstöhallinto
  • Työntekijöiden rekrytointi
  • Valvonta
  • Laskutus
  • Tilastojen laatiminen

Yksittäiset kuntalaiset voivat myös antaa suostumuksen tietojensa käsittelyyn – ja siis itse hyväksyä (tai kieltää) henkilötietojensa käyttämisen kunnassa muissa tapauksissa, ja esimerkiksi antaa luvan valokuvan julkaisemiseen verkossa.

Vastuu henkilötiedoista

Kunnan poliittiset elimet (lautakunnat) ovat vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään oikealla tavalla. Varsinaisesta henkilötietojen käsittelystä vastaa niiden osastojen henkilökunta, jotka toimivat poliittisten elinten alaisuudessa.

Mitä henkilötietoja kunta kerää?

Keräämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

  • erityyppiset sopimukset, kuten työhönotto ja maa-alueiden tai asuntojen luovuttaminen
  • tilastointi
  • arkistointi.

Kunnalla on myös perusrekisteri kunnan asukkaista. Rekisteri perustuu Veroviraston väestökirjanpitorekisteriin ja Maanmittausviranomaisen kiinteistörekisteriin. Perusrekisteri on tarpeen, jotta kunta voisi täyttää lakimääräiset velvollisuutensa.

Monet henkilötiedot ovat lähtöisin yksityisiltä kuntalaisilta, jotka ottavat yhteyttä kuntaan eri asioissa. Tiedot voivat myös olla lähtöisin julkisista rekistereistä, muilta viranomaisilta tai yhdistyksiltä, jotka toimittavat jäsenluettelonsa kunnalle.

Sosiaalisen median tiedot

Jos käytät sosiaalista mediaa ottaessasi yhteyttä Nykvarnin kuntaan, tiedot ja henkilötiedot menevät kolmannelle osapuolelle, eli sille yritykselle tai järjestölle, joka ylläpitää kyseistä sosiaalista mediaa, kuten Facebook, Twitter, Youtube tai Instagram. Tiedot voivat sen jälkeen olla saatavilla EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Muista siis, että et lähetä meille sosiaalisen median kautta arkaluontoisia tietoja, kuten esimerkiksi henkilönumeroasi tai yhteystietojasi. Jos Nykvarnin kunnan sosiaalisessa mediassa esiintyy arkaluontoisia henkilötietoja, poistamme ne suojellaksemme yksityisyyttäsi.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Kunta voi jakaa henkilötietoja tiettyjen vastaanottajaryhmien kanssa:

  • Kunnan sisällä tietoja voidaan toimittaa esimerkiksi kirjaajille, asioiden käsittelijöille, it-henkilökunnalle ja henkilöstövastaaville.
  • Muille viranomaisille, kuten Vakuutuskassalle, poliisille, Verovirastolle, SCB:lle (Tilastollinen keskustoimisto) tai muille viranomaisille.
  • Kunnallisten palvelujen toimittajille, tuottajille ja toimeenpanijoille.
  • Kansalaisille, jos tiedot esiintyvät yleisessä asiakirjassa. Arkaluontoisia tietoja ja muita tietoja, jotka lain mukaan voidaan määrätä salassa pidettäviksi, ei kuitenkaan luovuteta kansalaisille (Lisätietoa on kohdassa Tarkempia tietoja).
  • Muut vastaanottajat: Nimettömiksi muunnettuja tilastointiin tarkoitettuja tietoja saa kuitenkin luovuttaa myös muille kuin viranomaisille.

Kuinka tietoja suojellaan?

Kaikkien henkilötietojen käsittelyssä on kunnioitettava henkilökohtaista loukkaamattomuutta ja noudatettava tietosuoja-asetuksen määräyksiä, joissa on suuret vaatimukset turvallisuuden osalta ennen kaikkea, kun on kysymys arkaluontoisista tai erityistä suojelua vaativista henkilötiedoista.

Arkaluontoisia henkilötietoja ovat esimerkiksi tiedot terveydestä, äidinkielestä, uskonnosta ym. Sellaisten tietojen käsittelemiseen saatetaan vaatia esimerkiksi erityinen kirjautuminen tai kryptaus (salaus).

Nykvarnin kunnan käyttämät tavaran- ja palveluntoimittajat saavat käsitellä henkilötietoja ainoastaan saamiinsa selkeisiin oikeusmääräyksiin perustuvien ohjeiden mukaan. Nämä eivät koskaan saa käsitellä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Jokaisen on myös noudatettava lakia ja sopimuksia henkilötietojen suojelemiseksi.

Kuinka pitkään henkilötiedot tallennetaan?

Henkilötietoja saa tallentaa vain niin pitkään kuin se on tarpeen. Kuntien osalta on lakimääräyksiä siitä, että tiedot on määrätapauksissa tallennettava pidempään, ja joskus myös, että ne on arkistoitava. Tätä koskevat säännöt ovat painovapausasetuksessa, julkisuus- ja salassapitolaissa, tietosuojalaissa ja arkistolaissa.

Dela sidan

På nykvarn.se använder vi cookies för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Läs mer om cookies här.