Kommunens behandling av personuppgifter

När du som medborgare skickar e-post till kommunen, använder en e-tjänst (ansökningar), beställer informationsmaterial, lämnar en synpunkt eller ställer en fråga via vårt e-postformulär behandlas dina personuppgifter. Vid sådan behandling lagras dina personuppgifter för att vi ska kunna handlägga ärendet eller nå dig för att lämna ett svar ges. Detta är tillåtet, så länge det finns en laglig grund och ett bestämt ändamål.

Hur offentliga myndigheter och företag ska behandla personuppgifter regleras i data­skydds­för­ord­ningen (GDPR) som gäller inom hela EU.

Detta är personuppgifter

En personuppgift är en uppgift som kan kopplas till en fysisk levande person. Det kan till exempel vara

• namn
• adress
• personnummer
• telefonnummer
• e-postadress
• bilder
• ljudupptagningar
• registreringsnummer på fordon
• hälsouppgifter
• IP-nummer

Hur behandlas uppgifterna?

När uppgifterna behandlas brukar det handla om att

• läsa
• samla in
• lämna ut
• registrera i ett IT-system
• arkivera

Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

Det är bara tillåtet att behandla personuppgifter om kommunen har en laglig grund för det. De lagliga grunder som kommunen kan ha är myndighetsutövning, allmänt intresse och rättslig förpliktelse. Konkret kan det gälla ärenden:

• Handläggning av ärenden
• Myndighetsutövning
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, vård och färdtjänst
• Tillhandahålla utbildning och barnomsorg
• Administration av personal
• Vid rekrytering av personal
• Tillsyn
• Fakturering
• Framtagande av statistik

Den enskilde kan också lämna samtycke till behandling – och alltså själv välja att tillåta (eller neka) kommunen att använda personuppgifter i andra fall, till exempel vid publicering av foto på webben.

Ansvar för personuppgifterna

Kommunens politiska organ (nämnderna) har ansvar för att personuppgifterna behandlas korrekt. Den direkta hanteringen av personuppgifterna sköts av tjänstemän på de avdelningar som lyder under de politiska organen.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar bland annat in personuppgifter vid

• olika typer av avtal, till exempel anställning, upplåtelse av mark eller bostäder,
• statistik
• arkivändamål.

Kommunen har också ett basregister över kommunens invånare, baserat på Skatteverkets folkbokföringsregister och Lantmäterimyndighetens fastighetsregister. Basregistret behövs för att kommunen ska kunna utföra sina skyldigheter enligt olika lagar.

Många personuppgifter kommer från enskilda som kontaktar kommunen i olika ärenden. Uppgifterna kan också komma från offentliga register, andra myndigheter eller föreningar som lämnar in medlemsförteckningar.

Uppgifter i sociala medier

Om du använder sociala medier för att kontakta Nykvarns kommun överförs information och personuppgifter till tredje part, det vill säga företaget eller organisationen som driver det sociala mediet, till exempel Facebook, Twitter, Youtube och instagram. Informationen kan därför bli tillgänglig utanför EU/ESS.

Tänk på att inte skicka känslig information till oss via sociala medier, till exempel personnummer eller kontaktuppgifter. Om känsliga personuppgifter förekommer i Nykvarn kommuns sociala medier tar vi bort dem av hänsyn till din integritet.

Till vem lämnas uppgifterna ut?

Det finns några kategorier av mottagare som kommunen kan dela personuppgifterna med:

• Internt, till exempel registratorer, handläggare, it-personal och personalansvariga.
• Andra myndigheter, som försäkringskassan, polisen, skatteverket, SCB eller andra myndigheter.
• Leverantörer, anordnare och utförare som utför kommunala tjänster.
• Allmänheten, om uppgifterna finns i en allmän handling. Känsliga uppgifter och annat som enligt lag kan sekretessbeläggas lämnas dock inte ut till allmänheten (läs mer under Relaterad information).
• Övriga mottagare: Anonymiserade uppgifter för statistik­ända­mål kan lämnas ut till andra än myndig­heter.

Hur skyddas uppgifterna?

Alla personuppgifter ska behandlas med respekt för den personliga integriteten och utifrån dataskyddsförordningen som ställer höga krav på säkerheten, särskilt när det handlar om känsliga eller särskilt skyddsvärda personuppgifter.

Känsliga personuppgifter är till exempel uppgifter om hälsa, modersmål eller religion med mera. För att hantera sådana uppgifter kan det till exempel krävas särskild inloggning eller kryptering.

De leverantörer som anlitas av Nykvarns kommun får endast behandla personuppgifter enligt instruktioner och baserat på tydliga rättsliga grunder. Leverantörerna får aldrig behandla personuppgifter för egna ändamål. Alla leverantörer är också bundna av lag och avtal att skydda personuppgifter.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter får bara sparas så länge det behövs. För kommuner gäller lagar som kräver att de i vissa fall sparas längre, ibland också att de ska bevaras i arkiv. Regler om detta finns i tryckfrihets­förordningen, offentlighets‑ och sekretess­lagen, den svenska data­skydds­lagen och arkiv­lagen.